Slik kontrollerer vi tall og sitater før en sak går til publisering

Tall er det som oftest går galt, og det er sjelden regnefeil. Oftere er det feil enhet, feil periode eller et tall som er hentet fra en pressemelding uten at noen har sett grunnlaget. Omsetning i millioner blir til milliarder, et regnskapsår blandes med et kalenderår, eller en prosentvis endring beskrives som prosentpoeng.

Vår rutine er enkel. Hvert tall skal ha en kilde vi har åpnet selv, helst et primærdokument som årsregnskap, en offentlig statistikk eller en rapport fra bransjen. Er tallet oppgitt av intervjuobjektet, skriver vi det slik: «ifølge daglig leder». Da er vi ærlige om hvor opplysningen kommer fra.

Til slutt regner vi på det selv. Summer, andeler og endringer kontrolleres med kalkulator, ikke ved å stole på at noen andre har gjort det. Det tar minutter og fanger overraskende mye.

Et sitat er et løfte til leseren om at noen har sagt akkurat dette. Derfor sammenligner vi hvert sitat med opptak eller notater. Ved glattede formuleringer, der muntlig språk er gjort om til skriftspråk, må meningen være den samme, og vi skriver ikke noe i anførselstegn som personen ikke kunne stått inne for.

I undervisningen øver vi på forskjellen mellom å redigere og å endre. Å fjerne et «ehh» er redigering. Å flytte en setning fra begynnelsen til slutten av en samtale slik at den får en annen betydning, er å endre. Deltakerne får se eksempler der to nesten like sitater gir helt ulike inntrykk.

Når det er tvil, ringer vi tilbake. En kort samtale der vi leser opp det vi har skrevet, tar få minutter og er langt bedre enn en beklagelse etter publisering.

Mye av det som svekker tilliten til en sak, er små ting: et feilstavet navn, en tittel som ikke lenger stemmer, et selskapsnavn med feil organisasjonsform. Slike feil er pinlige, og de får leseren til å lure på hva annet som ikke er kontrollert.

Vi sjekker derfor navn mot offentlige registre og selskapets egne nettsider, og vi spør personen selv hvordan navnet skal skrives. Titler bekreftes, siden roller skifter fort i små og mellomstore bedrifter. Samme prinsipp gjelder steder, produktnavn og årstall for når noe ble grunnlagt eller lansert.

Her hjelper det å ha en fast sjekkliste ved siden av teksten. Mange deltakere merker at de rett og slett ikke tenkte på å kontrollere de opplysningene som føltes selvsagte, og det er nettopp der feilene sitter.

Av og til sier to kilder ulike ting. Daglig leder oppgir ett antall ansatte, regnskapet viser et annet. Da er det ikke automatisk den ene som tar feil; tallene kan gjelde ulike tidspunkter. Jobben vår er å finne ut hvorfor de avviker, og deretter velge en formulering som er riktig uansett.

Noen ganger lar uenigheten seg ikke løse. Da sier vi det rett ut i teksten: «selskapet oppgir …, mens årsregnskapet viser …». Leseren er mer tjent med åpenhet enn med en glatt påstand som kan falle fra hverandre.

Vi lærer deltakerne å skrive ned avveiningen, ikke bare konklusjonen. Hvis noen stiller spørsmål ved en opplysning måneder senere, er det uvurderlig å kunne se hva som ble sjekket, mot hva, og hvem som avgjorde.

Det vanskeligste med kildekontroll er ikke metoden, men å gjøre den hver gang. Derfor bygger vi inn rutinen i skriveprosessen. Allerede under research noteres kildene sammen med opplysningene, slik at sjekken ikke blir en jakt i etterkant. Det sparer tid og gir langt færre overraskelser.

Før innlevering går deltakeren gjennom sin egen sjekkliste, og i kurset får de så tilbakemelding av en instruktør som stikkprøver teksten. Vi er tydelige på at målet er etterrettelighet, ikke perfeksjon: ingen kan love en feilfri tekst, men alle kan ha en prosess som gjør feil mindre sannsynlige.

I høstmånedene, når mange sitter med årsrapporter og kvartalstall på bordet, er dette en god tid å øve på nettopp denne vanen.