Skal jeg sende spørsmålene i forkant?
Det er det spørsmålet jeg får oftest, og svaret er sjelden et rent ja eller nei. Send gjerne temaene, men ikke de ferdige spørsmålene. En leder som vet at samtalen handler om omstilling i produksjonen, kan finne frem tall og ta med riktig person. En leder som har fått alle spørsmålene, leser ofte opp ferdige svar, og da mister du det som gjør et intervju levende.
I undervisningen øver deltakerne på en kort e-post som beskriver tema, omtrentlig varighet og hva intervjuet skal brukes til. Mer enn det trenger intervjuobjektet ikke for å forberede seg. Er det snakk om tall eller dokumenter du vil ha med, kan du be om dem på forhånd, slik at du slipper å lete under selve samtalen.
Noen intervjuobjekter ber om å få lese saken før publisering. Det bør du avklare på forhånd, og du bør kunne forklare forskjellen mellom å sjekke sitater og tall og å skrive om vinkelen. Det første er ryddig håndverk, det andre er å gi fra seg redaksjonell kontroll.
Jeg anbefaler å skrive ned hva du har lovet i e-posten, så du husker det når saken skal ferdigstilles. Det gjør samarbeidet forutsigbart for begge parter og gir deg et utgangspunkt hvis det senere oppstår uenighet om hva som ble avtalt.
Hvor lenge bør et intervju vare?
For de fleste bransjesaker er førti til seksti minutter nok. Kortere enn tretti minutter gir sjelden rom for oppfølgingsspørsmål, og lenger enn halvannen time gir ofte mer materiale enn du klarer å bruke. Viktigere enn klokken er at du har tenkt gjennom hva du må ha med deg hjem for å kunne skrive saken.
Be om litt mer tid enn du tror du trenger, men planlegg som om du bare får halvparten. Da starter du med de to eller tre spørsmålene som bærer saken, og lar resten komme etterpå. Mange nybegynnere bruker første halvtime på bakgrunn de kunne lest seg til, og sitter igjen med for lite tid til det bare lederen kan svare på.
Avtal tidsrammen åpent i begynnelsen av samtalen. Det virker profesjonelt, og det gjør det lettere å avslutte når tiden er ute, eller å be om en kort oppfølging senere. Mange ledere setter pris på at du respekterer kalenderen deres.
Hvis samtalen drar ut, er det ikke et nederlag. Men noter underveis hvilke temaer som tok mest tid, for det forteller deg noe om hva som faktisk engasjerer intervjuobjektet, og det kan gi deg vinkelen du ikke visste du lette etter.
Hva gjør jeg når svarene blir unnvikende?
Unnvikende svar er som regel ikke ond vilje. Mange ledere er vant til å svare i kommunikasjonsspråk, med uttrykk som sier lite og kan brukes overalt. Din oppgave er å bringe samtalen ned på bakken, til noe som har skjedd, med et tidspunkt og en person.
Det mest effektive er å be om et eksempel. Hvis lederen sier at selskapet har styrket kundedialogen, spør du hva som konkret er annerledes enn for to år siden. Spør hvem som gjør hva, og hva som skjedde sist det ble prøvd. Konkrete spørsmål gir konkrete svar, og de er lettere å kontrollere etterpå.
Du kan også stille det samme spørsmålet på en annen måte senere i samtalen. Det er ikke et triks, men en måte å gi intervjuobjektet en ny sjanse til å formulere seg presist. Hold tonen rolig og nysgjerrig; et intervju er ikke et forhør.
Hvis noen fortsatt ikke vil svare, er også det informasjon. Skriv ned hva du spurte om og hvordan svaret falt. I saken kan du være åpen om at selskapet ikke ønsket å kommentere et bestemt forhold, uten å tolke det.
- Be om et eksempel i stedet for en vurdering
- Spør hvem, hva og når
- Gjenta spørsmålet med andre ord senere i samtalen
- Noter hva som ikke ble besvart
Bør jeg ta opp samtalen?
Ja, men be om lov først, og si det rett ut i starten av samtalen. Opptak gir deg sitater du kan stole på og frigjør deg til å lytte i stedet for å skrive. Det er også din beste dokumentasjon hvis noen i etterkant mener de er feilsitert.
Notater er likevel ikke overflødige. Skriv ned stikkord og klokkeslett for de stedene du vet du vil høre på igjen. Da slipper du å spille av hele samtalen på nytt for å finne det ene svaret som bærer saken.
Teknikken er enkel, men den må øves. Test utstyret før du reiser, ha en reserve, og legg opptakeren synlig på bordet. Deltakerne våre gjør dette som en av de første øvelsene, med en kollega som spiller intervjuobjekt, og de fleste merker raskt hvor mye roligere samtalen blir når de ikke trenger å skrive alt.
Oppbevar opptak ryddig og slett dem når de ikke lenger trengs. Husk at et opptak kan inneholde personopplysninger også om dem som ikke er hovedpersonen i saken, og at samtykket gjelder det du faktisk sa at opptaket skulle brukes til.
Hvordan går jeg fra samtale til tekst?
Skriv ikke ut alt. Start med å lytte gjennom opptaket med notatene foran deg, og marker de tre til fem passasjene som bærer saken. Så bestemmer du hva saken egentlig handler om, i én setning, før du begynner å skrive. Denne setningen er vinkelen din, og den hindrer deg i å gjenfortelle hele samtalen i rekkefølge.
Sitater brukes der personen sier noe bare vedkommende kan si, for eksempel en vurdering, en erfaring eller en formulering som er særegen. Fakta og tall skriver du selv, i din egen stemme, og kontrollerer mot dokumentasjon. Et sitat som kun gjentar det teksten allerede har sagt, kan du fjerne uten tap.
Rydd muntlig språk forsiktig. Du kan fjerne gjentakelser og ufullstendige setninger, men du skal ikke endre meningen eller legge ord i munnen på noen. Er du i tvil, hold deg nærmere det som ble sagt, eller spør intervjuobjektet om du forstod riktig.
Les til slutt teksten høyt. Der du snubler, er setningen for lang, eller poenget uklart. Be gjerne en annen lese den uten å kjenne bakgrunnen; hvis de ikke forstår hva saken handler om etter første avsnitt, må åpningen skrives om.
- Finn vinkelen i én setning først
- Bruk sitat for vurderinger, ikke for fakta
- Kontroller tall mot dokumenter
- Les teksten høyt før du leverer
Hva skal jeg øve på først?
Begynn med de første to minuttene. Mange intervjuer vinnes eller tapes der: hvordan du presenterer deg, forklarer hva samtalen skal brukes til, og stiller det første spørsmålet. Et godt åpningsspørsmål er enkelt, åpent og lett å svare på, slik at intervjuobjektet kommer i gang og slapper av.
Øv deretter på oppfølgingsspørsmål. Det er her håndverket sitter. Be en medelev fortelle om en arbeidsdag, og se hvor mange ganger du klarer å spørre «hvordan da?» eller «kan du ta et eksempel?» uten å avbryte. Det høres lite ut, men det endrer hvor mye materiale du får.
Til slutt kan du øve på stillhet. Når svaret er ferdig, vent to sekunder før du stiller neste spørsmål. Ofte kommer det beste først da, fordi intervjuobjektet fyller pausen med noe de egentlig ville si.
Ta opp øvelsene dine og hør på dem etterpå. De fleste oppdager at de snakker mer enn de trodde, og at de avbryter akkurat der svaret var på vei. Det er en nyttig og litt ydmykende erfaring, og den gjør deg bedre fra første gang du prøver igjen.
Et godt bedriftsintervju handler mindre om geniale spørsmål enn om forberedelse, konkrete eksempler og ryddig behandling av det du får høre. Send temaene, avtal tiden, be om lov til å ta opp, og skriv ut det som bærer saken. Dette er rutiner som kan øves, og de blir bedre for hver samtale du gjennomfører og hører på igjen.